SWOT ANALYSIS TERHADAP SISTEM ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN SWOT

Analysis pada umumnya bagian dari sistem penyusunan atau perumusan, yang digunakan oleh berbagai bisnis maupun non bisnis. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki suatu organisasi. Identifikasi akan dilakukan dengan cara: 1). Analisis dan diagnosis lingkungan dalam menentukan peluang dan ancaman, dan 2). Analisis dan diagnosis keunggulan bagi organisasi (Glueck, William F & Jauch, Lawrence R, 1992, hal. 96 & 154). Dengan kedua analisis ini akan diperoleh suatu profil ancaman dan peluang lingkungan (Environment threat and opportunity profile/ETOP) dan suatu profil keunggulan strategis (Strategic adavantage profil / SAP). Dengan menggunakan konsep di atas, dibawah ini akan ditelesuri berbagai kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman yang dimiliki organisasi Universitas HKBP Nommensen antara lain: A. Kekuatan-kekuatan (Strengths). 􀂾 Secara umum, jumlah tenaga pengajar dan kualitasnya masih dapat dibanggakan untuk ukuran daerah Medan khususnya dan Sumatera Utara umumnya. 􀂾 Tingkat kepercayaan masyarakat, pemerintah, dunia usaha, dan instansi lainnya masih tinggi, hal ini terlihat dari banyaknya peminat untuk memperoleh jasa pendidikan dan untuk menggunakannya dalam rangka peningkatan sumber daya manusianya. 􀂾 Jumlah mahasiswa yang dikelola pada tiga tahun terakhir ini masih lebih dari cukup sehinga dana atau uang dalam rangka mempertahankan keberadaan dan pengembangannya masih tersedia dalam jumlah yang cukup besar. 􀂾 Jumlah pegawai administratif dan teknis sebagai tenaga penunjang sampai saat ini masih lebih dari cukup. 􀂾 Tingkat efisiensi operasional cukup tinggi hal ini dapat dilihat ketatnya pemberian alat-alat tulis kantor kepada subsistem dan ketatnya pengawasan atas penggunaannya. 􀂾 Fasilitas-fasilitas berupa gedung perkuliahan dan administrasi, laboratorium, dan fasilitas pendukung lainnya (Pusat Bahasa, Pusat Pengkajian Kebudayaan, Pusat Pelatihan Komputer, dan Pusat Jasa Ketenagakerjaan) cukup lengkap dan baik. 􀂾 Hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga baik di luar negeri maupun dalam negeri cukup banyak dan baik. 􀂾 Pengembangan sumberdaya dosen dalam rangka pengembangan mutu akademis telah dilakukan pengiriman dosen untuk mengikuti program Magister (8-2) dan Doktor (S-3) secara berkesinambungan baik di dalam maupun di luar negeri. 􀂾 Lulusan atau alumni telah banyak meraih sukses dalam pekerjaannya, baik di sektor Pemerintah, BUMN, Perusahaan swasta, menjadi Wiraswasta, dan para alumni ini telah memberikan banyak sumbangan material maupun moril. 􀂾 Lokasi dari Universitas ini cukup strategis karena berada pada pusat kota Medan, sehingga akses untuk mencapainya sangat mudah dan efisien. 􀂾 Proses pembelajaran pendidikan yang diselenggarakan cukup baik, hal ini tercermin dari ketatnya kewajiban kehadiran dosen dan mahasiswa. B. Kelemahan-kelemahan (Weaknesses) 􀂾 Hubungan antara Pemilik (Yayasan sebagai perwakilan) dengan Universitas tidak dirinci secara jelas pada aturan maupun anggaran dasar sehingga sering terjadi tarik menarik kekuasaan antara Top Management (Rektor) dengan Yayasan dalam pengelolaan Universitas. 􀂾 Secara umum kemampuan manajerial yang dimiliki oleh pimpinan tertinggi dan menengah dalam mengelola organisasi masih rendah sehingga penyelenggaraan pendidikan tinggi kurang terencana dan terarah seperti yang 􀂾 Rumusan visi dan misi yang tidak begitu jelas atau terlalu abstrak sehingga sulit untuk mencerminkan arah dan sasaran yang lebih spesifik. 􀂾 Struktur organisasi Universitas HKBP Nommensen kurang bisa mendukung dan mengadaptasi perobahan lingkungan, oleh karena itu struktur harus dirombak sesuai dengan kebutuhan, bukan berdasarkan aturan Pemerintah. 􀂾 Secara umum kualitas tenaga penunjang adminstrasi kurang baik. Hal ini dicerminkan dari latar belakang pendidikan dan kelambatan yang dimiliki sehingga sering terjadi kesalahan dan kelambatan dalam proses penyelesaian pekerjaan. 􀂾 Universitas ini belum memiliki standar penilaian keberhasilan baik untuk pekerjaan dosen maupun pegawai administrasi dan teknis sehingga tidak dapat diukur kinerjanya dalam rangka memberikan berupa bonus(insentit) 􀂾 Tidak jelasnya spesifikasi jabatan di setiap subsistem baik di tingkat Universitas maupun pada tingkat Fakultas, sehingga sering terjadi pekerjaan yang tumpang tindih. 􀂾 Mekanisme aturan dan prosedur yang tidak terstruktur secara jelas sehingga sering menimbulkan birokrasi yang berbelit-belit. 􀂾 Perencanaan dan pengembangan karir bagi pegawai adminstrasi dan teknis belum ada. Dana pensiun bagi mereka juga tidak ada. 􀂾 Top Management tidak memiliki kewenangan untuk mengangkat dan memberhentikan dosen dan pegawai tetap, sehingga proses kepemimpinan yang tegas dan benar sulit dilaksanakan di lingkungan Universitas. Kewenangan ini berada pada Yayasan. 􀂾 Jumlah mahasiswa yang diterima cenderung semakin meningkat dan akumulasinya terlalu banyak sehingga ada kecenderungan mengejar kelulusan secara kuantitatif bukan secara kualitas. 􀂾 Perencanaan dan Pengembangan infrastruktur belum dilakukan secara berkesinambungan karena kurangnya dana untuk mendukung ini. 􀂾 Proses pembelajaran masih merupakan fokus perhatian yang lebih besar, bukan proses pendidikan. 􀂾 Indeks Prestasi Komulatif(IPK) yang dimiliki masih dibawah rata-lata standar yang diinginkan pemakai sehingga para lulusan tidak memiliki peluang untuk bersaing dengan lulusan perguruan tinggi lain. 􀂾 Sistem perencanaan dan pengambilan keputusan yang dilakukan baik di tingkat universitas maupun ditingkat Fakultas tidak jelas sehingga menyebabkan keterlambatan proses kegiatan dan pemborosan waktu. 􀂾 Walaupun Universitas ini tergolong tua, namun program pasca sarjana sebagai satu program yang sangat dibutuhkan pada dewasa ini belum dimilikinya. 􀂾 Penyusunan kurikulum masih tidak jelas karena masih banyaknya campur tangan pemerintah, sehingga kurang dapat disesuaikan dengan keinginan pemakai. 􀂾 Sistem inforrnasi dalam memproses administrasi mahasiswa belum memadai sehingga sering terjadi kelambatan pengurusan administrasi. 􀂾 Sumber pembiayaan untuk proses pendidikan, penelitian, dan penabdian kepada masyarakat masih didominasi oleh penerimaan uang kuliah dari mahasiswa. 􀂾 Pemanfaatan Lembaga Penelitian dan Pengabdian belum dilakukan secara optimal terutama dalam mencari proyek-proyek yang bisa digunakan baik sebagai pengembangan ilmu pengetahuan maupun sebagai sumber dana. C. Peluang-peluang (Opportunities) 􀂾 Dengan munculnya peraturan pemerintah tentang akan diterapkannya otonomi kampus, maka dapat menjadi masukan bagi organisasi Universitas ini untuk melalrukan perobahan-perobahan dengan cepat. 􀂾 Akan dihapusnya akreditasi program studi oleh Pemerintah dimana Perguruan Tinggi diberi kebebasan untuk mencari assesomya dalam menilai mutu program studi, dapat membuat Universitas ini lebih cepat merobah diri dengan cara memanfaatkan dan memperdalam kerja sama dengan perguruan tinggi luar negeri. 􀂾 Dengan memanfaatkan secara optimal pusat bahasa Inggris yang dimiliki Universitas ini, akan dapat meningkatkan lulusan agar memiliki nilai tambah terutama dalam penguasaan bahasa Inggris. 􀂾 Dengan akan diterapkan era perdagangan bebas oleh Pemerintah, maka Universitas ini dapat memanfaatkannya dengan cara membuka program studi yang berorientasi pada profesionalisme atas dasar informasi tentang tenaga kerja yang bagaimana yang akan dibutuhkan di era tersebut. 􀂾 Dengan akan masuknya arus investasi, produk, atau jasa dengan berlakunya perdagangan bebas, maka Universitas ini dapat memanfaatkan suatu kerjasama dalam hal Riset dan Pengembangan, sehingga Universitas dapat menjadi penyedia informasi bagi pihak investor luar negeri. D. Ancaman – ancaman (Threats) 􀂾 Dengan semakin mudahnya pemberian ijin untuk mendirikan lembaga pendidikan tingi, maka mengakibatkan munculnya perguruan tinggi yang baru 􀂾 Dengan adanya peraturan pemerintah untuk memperbolehkan masuknya perguruan tinggi dari luar negeri, maka semakin menyemarakakn persaingan yang akan dihadapi. 􀂾 Banyaknya lembaga-lembaga yang menawarkan pendidikan kursus-kursus profesional yang akan merebut bursa calon mahasiswa. 􀂾 Dengan akan diterapkannya AFTA dan APEC pada waktu dekat ini , akan mengakibatkan perobahan bursa tenaga kerjaan. 􀂾 Perobahan peraturan–peraturan tentang sistem pendidikan tinggi yang terlalu sering akan menimbulkan kelambanan penyesuaian terhadap lingkungan. 􀂾 Dengan adanya era globalisasi yang cenderung sudah mulai, akan memuat masuknya tenaga–tenaga kerja asing yang lebih profesional. 􀂾 Krisis ekonomi yang berkepanjangan yang berdampakpada banyaknya perusahaan yang bangkrut maka membuat banyaknya pemutusan hubungan kerja pada sektor-sektor riel. 􀂾 Banyaknya penganguran para lulusan perguruan tinggi dapat mengurangi tingkat kepercayaan masyarakat atas dunia perguruan tinggi. 􀂾 Kurangnya perhatian pemerintah terhadap sektor pendidikan secara umum, dan khususnya pendidikan tinggi, akanmemberikan gambaran masih sedikitnya dana yang tersedia dalam rangka pengembangan pendidikan tinggi. 􀂾 Rendahnya pendapatan masyarakat akan dapat mempengaruhi kemampuan merek untuk mengirim anaknya masuk perguruan tinggi. 􀂾 Perobahan teknologi yang semakin cepat terutama teknologi informasi, dapat merubah proses pendidikan yang masih menggunakan pola tradisonal.