SWOT ANALYSIS TERHADAP SISTEM ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN SWOT

Analysis pada umumnya bagian dari sistem penyusunan atau perumusan, yang digunakan oleh berbagai bisnis maupun non bisnis. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki suatu organisasi. Identifikasi akan dilakukan dengan cara: 1). Analisis dan diagnosis lingkungan dalam menentukan peluang dan ancaman, dan 2). Analisis dan diagnosis keunggulan bagi organisasi (Glueck, William F & Jauch, Lawrence R, 1992, hal. 96 & 154). Dengan kedua analisis ini akan diperoleh suatu profil ancaman dan peluang lingkungan (Environment threat and opportunity profile/ETOP) dan suatu profil keunggulan strategis (Strategic adavantage profil / SAP). Dengan menggunakan konsep di atas, dibawah ini akan ditelesuri berbagai kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman yang dimiliki organisasi Universitas HKBP Nommensen antara lain: A. Kekuatan-kekuatan (Strengths). 􀂾 Secara umum, jumlah tenaga pengajar dan kualitasnya masih dapat dibanggakan untuk ukuran daerah Medan khususnya dan Sumatera Utara umumnya. 􀂾 Tingkat kepercayaan masyarakat, pemerintah, dunia usaha, dan instansi lainnya masih tinggi, hal ini terlihat dari banyaknya peminat untuk memperoleh jasa pendidikan dan untuk menggunakannya dalam rangka peningkatan sumber daya manusianya. 􀂾 Jumlah mahasiswa yang dikelola pada tiga tahun terakhir ini masih lebih dari cukup sehinga dana atau uang dalam rangka mempertahankan keberadaan dan pengembangannya masih tersedia dalam jumlah yang cukup besar. 􀂾 Jumlah pegawai administratif dan teknis sebagai tenaga penunjang sampai saat ini masih lebih dari cukup. 􀂾 Tingkat efisiensi operasional cukup tinggi hal ini dapat dilihat ketatnya pemberian alat-alat tulis kantor kepada subsistem dan ketatnya pengawasan atas penggunaannya. 􀂾 Fasilitas-fasilitas berupa gedung perkuliahan dan administrasi, laboratorium, dan fasilitas pendukung lainnya (Pusat Bahasa, Pusat Pengkajian Kebudayaan, Pusat Pelatihan Komputer, dan Pusat Jasa Ketenagakerjaan) cukup lengkap dan baik. 􀂾 Hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga baik di luar negeri maupun dalam negeri cukup banyak dan baik. 􀂾 Pengembangan sumberdaya dosen dalam rangka pengembangan mutu akademis telah dilakukan pengiriman dosen untuk mengikuti program Magister (8-2) dan Doktor (S-3) secara berkesinambungan baik di dalam maupun di luar negeri. 􀂾 Lulusan atau alumni telah banyak meraih sukses dalam pekerjaannya, baik di sektor Pemerintah, BUMN, Perusahaan swasta, menjadi Wiraswasta, dan para alumni ini telah memberikan banyak sumbangan material maupun moril. 􀂾 Lokasi dari Universitas ini cukup strategis karena berada pada pusat kota Medan, sehingga akses untuk mencapainya sangat mudah dan efisien. 􀂾 Proses pembelajaran pendidikan yang diselenggarakan cukup baik, hal ini tercermin dari ketatnya kewajiban kehadiran dosen dan mahasiswa. B. Kelemahan-kelemahan (Weaknesses) 􀂾 Hubungan antara Pemilik (Yayasan sebagai perwakilan) dengan Universitas tidak dirinci secara jelas pada aturan maupun anggaran dasar sehingga sering terjadi tarik menarik kekuasaan antara Top Management (Rektor) dengan Yayasan dalam pengelolaan Universitas. 􀂾 Secara umum kemampuan manajerial yang dimiliki oleh pimpinan tertinggi dan menengah dalam mengelola organisasi masih rendah sehingga penyelenggaraan pendidikan tinggi kurang terencana dan terarah seperti yang 􀂾 Rumusan visi dan misi yang tidak begitu jelas atau terlalu abstrak sehingga sulit untuk mencerminkan arah dan sasaran yang lebih spesifik. 􀂾 Struktur organisasi Universitas HKBP Nommensen kurang bisa mendukung dan mengadaptasi perobahan lingkungan, oleh karena itu struktur harus dirombak sesuai dengan kebutuhan, bukan berdasarkan aturan Pemerintah. 􀂾 Secara umum kualitas tenaga penunjang adminstrasi kurang baik. Hal ini dicerminkan dari latar belakang pendidikan dan kelambatan yang dimiliki sehingga sering terjadi kesalahan dan kelambatan dalam proses penyelesaian pekerjaan. 􀂾 Universitas ini belum memiliki standar penilaian keberhasilan baik untuk pekerjaan dosen maupun pegawai administrasi dan teknis sehingga tidak dapat diukur kinerjanya dalam rangka memberikan berupa bonus(insentit) 􀂾 Tidak jelasnya spesifikasi jabatan di setiap subsistem baik di tingkat Universitas maupun pada tingkat Fakultas, sehingga sering terjadi pekerjaan yang tumpang tindih. 􀂾 Mekanisme aturan dan prosedur yang tidak terstruktur secara jelas sehingga sering menimbulkan birokrasi yang berbelit-belit. 􀂾 Perencanaan dan pengembangan karir bagi pegawai adminstrasi dan teknis belum ada. Dana pensiun bagi mereka juga tidak ada. 􀂾 Top Management tidak memiliki kewenangan untuk mengangkat dan memberhentikan dosen dan pegawai tetap, sehingga proses kepemimpinan yang tegas dan benar sulit dilaksanakan di lingkungan Universitas. Kewenangan ini berada pada Yayasan. 􀂾 Jumlah mahasiswa yang diterima cenderung semakin meningkat dan akumulasinya terlalu banyak sehingga ada kecenderungan mengejar kelulusan secara kuantitatif bukan secara kualitas. 􀂾 Perencanaan dan Pengembangan infrastruktur belum dilakukan secara berkesinambungan karena kurangnya dana untuk mendukung ini. 􀂾 Proses pembelajaran masih merupakan fokus perhatian yang lebih besar, bukan proses pendidikan. 􀂾 Indeks Prestasi Komulatif(IPK) yang dimiliki masih dibawah rata-lata standar yang diinginkan pemakai sehingga para lulusan tidak memiliki peluang untuk bersaing dengan lulusan perguruan tinggi lain. 􀂾 Sistem perencanaan dan pengambilan keputusan yang dilakukan baik di tingkat universitas maupun ditingkat Fakultas tidak jelas sehingga menyebabkan keterlambatan proses kegiatan dan pemborosan waktu. 􀂾 Walaupun Universitas ini tergolong tua, namun program pasca sarjana sebagai satu program yang sangat dibutuhkan pada dewasa ini belum dimilikinya. 􀂾 Penyusunan kurikulum masih tidak jelas karena masih banyaknya campur tangan pemerintah, sehingga kurang dapat disesuaikan dengan keinginan pemakai. 􀂾 Sistem inforrnasi dalam memproses administrasi mahasiswa belum memadai sehingga sering terjadi kelambatan pengurusan administrasi. 􀂾 Sumber pembiayaan untuk proses pendidikan, penelitian, dan penabdian kepada masyarakat masih didominasi oleh penerimaan uang kuliah dari mahasiswa. 􀂾 Pemanfaatan Lembaga Penelitian dan Pengabdian belum dilakukan secara optimal terutama dalam mencari proyek-proyek yang bisa digunakan baik sebagai pengembangan ilmu pengetahuan maupun sebagai sumber dana. C. Peluang-peluang (Opportunities) 􀂾 Dengan munculnya peraturan pemerintah tentang akan diterapkannya otonomi kampus, maka dapat menjadi masukan bagi organisasi Universitas ini untuk melalrukan perobahan-perobahan dengan cepat. 􀂾 Akan dihapusnya akreditasi program studi oleh Pemerintah dimana Perguruan Tinggi diberi kebebasan untuk mencari assesomya dalam menilai mutu program studi, dapat membuat Universitas ini lebih cepat merobah diri dengan cara memanfaatkan dan memperdalam kerja sama dengan perguruan tinggi luar negeri. 􀂾 Dengan memanfaatkan secara optimal pusat bahasa Inggris yang dimiliki Universitas ini, akan dapat meningkatkan lulusan agar memiliki nilai tambah terutama dalam penguasaan bahasa Inggris. 􀂾 Dengan akan diterapkan era perdagangan bebas oleh Pemerintah, maka Universitas ini dapat memanfaatkannya dengan cara membuka program studi yang berorientasi pada profesionalisme atas dasar informasi tentang tenaga kerja yang bagaimana yang akan dibutuhkan di era tersebut. 􀂾 Dengan akan masuknya arus investasi, produk, atau jasa dengan berlakunya perdagangan bebas, maka Universitas ini dapat memanfaatkan suatu kerjasama dalam hal Riset dan Pengembangan, sehingga Universitas dapat menjadi penyedia informasi bagi pihak investor luar negeri. D. Ancaman – ancaman (Threats) 􀂾 Dengan semakin mudahnya pemberian ijin untuk mendirikan lembaga pendidikan tingi, maka mengakibatkan munculnya perguruan tinggi yang baru 􀂾 Dengan adanya peraturan pemerintah untuk memperbolehkan masuknya perguruan tinggi dari luar negeri, maka semakin menyemarakakn persaingan yang akan dihadapi. 􀂾 Banyaknya lembaga-lembaga yang menawarkan pendidikan kursus-kursus profesional yang akan merebut bursa calon mahasiswa. 􀂾 Dengan akan diterapkannya AFTA dan APEC pada waktu dekat ini , akan mengakibatkan perobahan bursa tenaga kerjaan. 􀂾 Perobahan peraturan–peraturan tentang sistem pendidikan tinggi yang terlalu sering akan menimbulkan kelambanan penyesuaian terhadap lingkungan. 􀂾 Dengan adanya era globalisasi yang cenderung sudah mulai, akan memuat masuknya tenaga–tenaga kerja asing yang lebih profesional. 􀂾 Krisis ekonomi yang berkepanjangan yang berdampakpada banyaknya perusahaan yang bangkrut maka membuat banyaknya pemutusan hubungan kerja pada sektor-sektor riel. 􀂾 Banyaknya penganguran para lulusan perguruan tinggi dapat mengurangi tingkat kepercayaan masyarakat atas dunia perguruan tinggi. 􀂾 Kurangnya perhatian pemerintah terhadap sektor pendidikan secara umum, dan khususnya pendidikan tinggi, akanmemberikan gambaran masih sedikitnya dana yang tersedia dalam rangka pengembangan pendidikan tinggi. 􀂾 Rendahnya pendapatan masyarakat akan dapat mempengaruhi kemampuan merek untuk mengirim anaknya masuk perguruan tinggi. 􀂾 Perobahan teknologi yang semakin cepat terutama teknologi informasi, dapat merubah proses pendidikan yang masih menggunakan pola tradisonal.

sistem informasi manajemen

DEFINISI SISTEM Konsep sistem telah diambil oleh ilmu sosial dari ilmu pasti, secara khusus dari fisika yang yang berhubungan dengan materi, energi, gerak, dan kekuatan. Semua konsep ini lebih diarahkan pada suatu pengukuran yang pasti dan mengikuti aturan-aturan tertentu. Ada yang mendefinisikan sistem dalam konteks pasti dan dalam persamaan matematis yang menjelaskan hubungan tertentu antara beberapa variabel. Namun konsep ini sangat sedikit diadopsi oleh para ahli dibidang sosial karena variabel-variabelnya sangat kompleks dan sering sangat multidimensional. Konsep yang akan diberikan berikut adalah verbal, namun walaupun demikian konsep ini sedikit pasti. A system is an organized or complex whole: an assemblage or combination of things or parts forming a complex or unitary whole. (Johnson et. all, p.5,1973). Selanjutnya menurut Ludwig Von Bertalanffy, "Systems are complexes of elements standing in interaction. A system is a complex of interacting elements. Systems are complexes of elements in interactions, to which certain laws can be applied". ( Disarikan oleh Winardi, Pengantar Teori Sistem dan Analisis Sistem, hal.l29, 1980). Sedangkan AD. Hall / Refagen mendefinisikan sebagai berikut : A system is a set of objects together with relationships between the objects and between their attributes. (hal.l29). Dari berbagai definisi di atas dapat dikatakan bahwa suatu sistem adalah merupakan kumpulan dari objek-objek bersama-sama dengan hubungannya, antara objek-objek dan antara atribut mereka yang dihubungkan dengan satu sama lain dan kepada lingkungannya sehingga membentuk suatu kesatuan yang menyeluruh (Whole). Untuk lebih menjelaskan arti menyeluruh dari berbagai definisi di atas, berikut ini akan diuraikan lebih lengkap unsur-unsur dari definisi tersebut aurora lain, kumpulan, objek, hubungan, atribut, lingkungan, dan menyeluruh . KUMPULAN. Konsep kumpulan dalam definisi di atas adalah untuk mengartikan bahwa adanya kumpulan elemen-elemen atau objek dengan suatu kerangka yang baik. Perlu ditambahkan bahwa kumpulan dalam konteks ini bukan koleksi dari objek seperti susunan humf-huruf, melainkan suatu susunan yang mampu menyatakan bahwa suatu elemen harus merupakan bagian dari sistem. OBJEK Menurut pandangan statis objek dari sistem harus menjadi bagian dimana suatu sistem berada. Namun demikian, menurut pandangan fungsional bahwa objek dari sistem adalah fungsi-fungsi dasar yang dibentuk oleh bagian-bagian sistem. Ada tiga jenis objek yaitu: Inputs, Processes, and Outputs (Schoderbek et.all, p.13, 1985) 􀂾 Input. Input merupakan bagian awal dari sistem yang menyediakan kebutuhan operasi bagi sistem. Input ini akan berbeda-beda sesuai dengasasaran operasi dari suatu sistem, misalnya bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi, bahan kuliah untuk digunakan dalam pembelajaran. Namun demikian, adakalanya untuk operasional dari sistem dibutuhkan berbagai input yang berbeda satu sama lainnya. 􀂾 Proses. Proses merupakan cara untuk merobah input menjadi suatu output. Proses ini misalnya yang dilakukan mesin, tugas yang dilakukan oleh anggota dari organisasi, dan lain-lain. Namun demikian, dalam situasi tertentu, proses tidak dapat diketahui secara detail karena transformasi yang dilakukan terlalu kompleks. Kombinasi input yang berbeda, atau urutan pemakaiannya yang berbeda mungkin akan menghasilkan output yang berbeda. Misalnya, banyak pimpinan organisasi tidak dapat menentukan hubungan antara berbagai komponen dari sistem sehingga dia tidak dapat mengerti faktor mana yang dominan dalam mencapai sasaran perusahaan. 􀂾 Output. Output mungkin dapat berbentuk fisik maupun non fisik. Misalnya produk, informasi, dan lainnya. Output ini adalah hasil operasi dari proses, sasaran dimana sistem berada. Namun perlu ditambahkan bahwa kadang output ini akan menjadi input bagi sistem yang lain, misalnya informasi output yang dihasilkan dari proses data yang selanjutnya dapat digunakan oleh pengambil keputusan atau orang sebagai input untuk melakukan sesuatu. HUBUNGAN Hubungan adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara bersamasama. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. Walaupun setiap hubungan adalah unik atau tergantung pada suatu kumpulan objek tertentu, jenis hubungan ini masih banyak ditemukan didunia empiris. Misalnya suatu hubungan dimana suatu sub-sistem tidak dapat berfungsi secara mandiri, artinya tergantung pada sub-sistem lain (tidak ada penjualan-tidak ada produksi). Hubungan yang lain adalah hubungan yang sinergy dimana semua subsistem yang tidak terikat dioperasikan bersama untuk menghasilkan total output yang lebih besar dibandingkan jika sub-sistem tersebut beroperasi secara sendiri-sendiri. ATRIBUT Atribut adalah yang dimiliki oleh objek dan hubungan. Atribut ini mempunyai sesuatu wujud yang diketahui, dicari, atau diperkenalkan dalam suatu proses, misalnya mesin memilik attributes nomor mesin, kapasitas, umur ekonomis dan lain-lain. Atribut dari suatu objek sistem sangat perlu diartikan dan disertai dengan ciri-cirinya agar dapat digunakan sebagai implikasi dalam menentukan apakah sistem itu akan didisain atau langsung dapat digunakan. LINGKUNGAN Setiap sistem memiliki sesuatu internal dan sesuatu ekstemal pada dirinya. Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem, sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya. Oleh karena itu, lingkungan dapat dipertimbangkan untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. Di Samping berada diluar, sistem juga harus mengungkapkan pertimbangan dan pengaruh besar terhadapnya. Sebaliknya, segala sesuatu dalam hal eksternal universal terhadap sistem harus merupakan lingkungan sistem yang harus diprogramkan ke dalam
kerangka kerja pemecahan masalah sistem. Ada dua bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yaitu: lingkungan musti diatas pengawasan sistem dan musti mengungkapkan determinan penentu terhadap kinerja sistem. WHOLE (MENYELURUH). Konsep menyeluruh whole) melihat hubungan seeara keseluruhan, hubungan antara bagian-bagian, interaksi keseluruhan dengan lingkungan, penciptaan dan elaborasi struktur-struktur, evolusi adaptif, dalam upaya mencapai tujuan dan pengendalian arah. Konsep ini mengungkapkan bahwa "The whole is greater than the sum of it parts" (Winardi, hal.133). Oleh karena itu, whole(menyeluruh) lebih dari pada agregat bagian-bagian karena whole adalah suatu kerangka kerja bebas dimana bagian-bagian melakukan peran-peran tertentu. Dari berbagai definisi dan penjelasan definisi di atas dapat digambarkan bahwa sistem itu dapat dianggap sebagai sesuatu yang memiliki bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang dijalankan atau dioperasikan dalam rangka mencapai tujuan/sasaran. Namun demikian, sistem ini dapat dilihat dari berbagai sudut pandang antara lain: I abstrak dan konkrit, mekanistik dan organistik, sederhana dan kompleks, terbuka dan tertutup, clan sebagainya. Sehubungan dengan ini, tidak ada yang menyatakan bahwa sistem itu benar atau salah. Yang menjadi pokok persoalan adalah apakah sistem itu dapat diaplikasikan atau tidak. Dari berbagai pandangan tentang sistem di atas, sistem terbuka dan tertutup merupakan sistem yang paling mendasar dan paling banyak dipergunakan. Pembagian atas terbuka atau tertutup hanya didasarkan pada ketersediaan sumberdaya. Sumberdaya dari sistem adalah segala sesuatu yang dibutuhkan oleh sistem untuk melakukan kegiatan-kegiatan dalam merealisasi tujuan. Sumberdaya ini termasuk orang/manusia, uang, fasilitas dan peralatan, proses teknologi, informasi, dan berbagai sumberdaya lain diluar manusia. Selanjutnya jika dibedakan antara terbuka dan tertutup, maka berikut ini diambil definisi dari beberapa pakar. Open system is system which maintains it self while the matter and energy which enter it keep changing. The system is infuenced by, and influences, its environment and reaches a state of dynamic equilibrium in this environment. A Closed system has no interaction with its environment( Johnson etall, p.1l-12). Pendapat lain mengemukakan bahwa, sistem tertutup (Closed System) merupakan sebuah sistem yang terisolasi sama sekali daripada lingkungannya, sedangkan sistem terbuka (Open System) terus-menerus melaksanakan pertukaran informasi dengan lingkungannya (Winardi, hal. 138-139). Berdasarkan pengertian di atas dapat disarikan bahwa sistem tertutup apabila semua semua sumberdaya yang dibutuhkan oleh sistem dapat dipenuhi dari dirinya sendiri, tidak ada tambahan sumberdaya dari lingkungan yang masuk ke dalam sistem, atau batas-batasnya tertutup bagi pertukaran informasi dan energi lingkungan. Sedangkan sistem terbuka memasukkan sumberdaya dari lingkungan, merobah sumberdaya ini menjadi suatu output yang berguna, dan mengirim kembali output tersebut ke lingkungan, atau dapat dikatakan bahwa siklus input-transformasi-output berjalan secara kontinu.